بخشنامه مشاهده و اطمینان از صحت اطلاعات سامانه مدیریت عملکرد کارمندان برای ارزیابی سال ۹۸ پرسنل دانشگاه تهران
با سلام و احترام،
به استحضار می‌رساند سامانه مدیریت عملکرد کارمندان دانشگاه به نشانی https://pms.ut.ac.ir از روز شنبه مورخ ۲۵/۰۵/۹۹ لغایت شنبه مورخ ۰۱/۰۶/۹۹ به مدت یک هفته برای"مشاهده اطلاعات" فعال خواهد شد. لذا خواهشمند است دستور فرمائید مفاد این بخشنامه به نحو مناسب به اطلاع کلیه مدیران محترم و کارمندان گرامی دانشگاه رسانده شود.
۱. شایسته است کلیه کارمندان دانشگاه با مراجعه به سامانه مذکور از منو"ارزیاب" روی گزینه"تعیین ارزیاب هر پرسنل" کلیک نموده و در صفحه باز شده، نام واحد سازمانی و نام مدیر مافوق و مدیر بلافصل خود را مشاهده نمایند و در صورتی که موارد اعلام شده اشتباه می‌باشد، مراتب را به کارشناس محترم امور اداری واحد اطلاع دهند.
۲. اعضای هیأت علمی دارای پست اجرایی و کارمندانی که نقش"مدیر بلافصل" یا"مدیر مافوق" دارند نیز می‌بایست با مراجعه به"کارتابل ارزیابی عملکرد کارمندان" در صفحه اصلی سامانه، اسامی پرسنل خود را مشاهده و چنانچه در اسامی مغایرتی وجود دارد (نام فردی در کارتابل از قلم افتاده یا فردی اشتباه در کارتابل است)، موضوع را به کارشناس محترم امور اداری واحد منعکس نمایند.
۳. کارشناسان امور اداری موظف هستند با بررسی سامانه پرسنلی واحد مربوطه، از صحت اطلاعات"واحد سازمانی"،"واحد مستقر" و همچنین احکام پرسنل و مدیران مطابق با ساختار سازمانی مصوب واحد اطمینان حاصل نمایند و در صورت مشاهده مغایرت، مراتب را به اطلاع کارشناسان اداری مستقر در اداره کل منابع انسانی برسانند.
۴. در حین اجرای ارزیابی، جابجایی پرسنل یا تغییر مدیران مافوق و بلافصل امکان پذیر نمی‌باشد لذا هر گونه درخواست احتمالی می‌بایست در مهلت مذکور اعلام شود.
۵. با توجه به اینکه اطلاعات سامانه مدیریت عملکرد از اطلاعات موجود در سامانه پرسنلی بروز رسانی شده است، امکان تغییر اطلاعات در سامانه مدیریت عملکرد، تنها از طریق اصلاح اطلاعات سامانه پرسنلی میسر می‌باشد. لذا جهت رفع مشکل احتمالی، موضوع فقط از طریق کارشناسان محترم امور اداری منعکس و پیگیری شود (از ارسال درخواست تغییرات به کارتابل کارشناس ارزیابی و یا ارسال پیغام در سامانه مذکور خودداری گردد). لازم به ذکر است تغییرات سامانه پرسنلی، پس از ۲۴ ساعت در سامانه مدیریت عملکرد قابل مشاهده است.
۶. آن دسته از همکارانی که به دلایلی اعم از مرخصی زایمان، مرخصی استعلاجی، مأمور به سایر دستگاه‌ها و… کمتر از دو سوم دوره ارزیابی (هشت ماه از سال ۹۸) در دانشگاه حضور نداشته‌اند، در این سامانه، ارزیابی نخواهند شد.
۷. توجه: مدیران بلافصل و مافوق بر اساس ساختار سازمانی موجود در سامانه پرسنلی تعیین می‌شوند، لذا کارکنانی که پست سازمانی از اداره کل امور مالی دارند اما به عنوان رئیس حسابداری در سایر واحدهای دانشگاهی مشغول به خدمت هستند، در سامانه مدیریت عملکرد نمی‌توانند نقش "مدیر بلافصل" داشته باشند (یعنی امکان ارزیابی پرسنل زیر مجموعه خود را ندارند). بنابراین ارزیابی همکاران حسابداری واحدها توسط معاونان محترم اداری و مالی در واحدهای صف و مدیران کل در حوزه‌های ستادی انجام خواهند شد.
۸. رؤسای حسابداری واحدها نسبت به کنترل اسامی مدیران بلافصل و مافوق اهتمام داشته باشند. با توجه به مصوبات مربوطه، مدیر بلافصل این دسته از همکاران مدیرکل امور مالی و مدیر مافوق، معاون اداری و مالی واحد محل خدمت ایشان می‌باشد. در صورت مشاهده مغایرت، موضوع را به کارشناس امور اداری واحد اطلاع دهند.
۹. مهلت اعلام شده فقط برای مشاهده و اطمینان از صحت اطلاعات سامانه می‌باشد لذا از تکمیل توافق نامه یا فرم ارزیابی موجود در کارتابل در بازه مذکور خودداری گردد.
۱۰. زمان شروع ارزیابی عملکرد کارمندان برای سال ۹۸ متعاقباً و طی بخشنامه‌های آتی این اداره کل اطلاع رسانی خواهد شد.